Oria est une machine installée à l’étude.
Elle prépare le travail et rédige un brouillon, que vous corrigez.
Le texte corrigé devient le vôtre.
Appelez Oria de chez un client
Oria a son propre numéro de téléphone. Appelez‑la ou textez‑la, et demandez‑lui ce que dit un document du dossier. Elle vous répond de vive voix ou par texto.
Vos rencontres mises par écrit, voix par voix
Donnez à Oria l’enregistrement d’une rencontre, et elle le met par écrit sur la machine. Apprenez‑lui à reconnaître les voix de l’étude, et elle place le nom de chaque personne devant ses paroles. À chaque minute de travail, elle met par écrit 24 minutes de rencontre à plusieurs voix. Pour une transcription vérifiée, elle réécoute chaque passage et vous donne la liste de ceux à vérifier.
Voir la transcription voix par voix
Retrouvez un document sans connaître son nom
Le nom du fichier vous échappe, ou le dossier où il se trouve ? Décrivez‑le à Oria comme vous vous en souvenez :
« trouve le bail Dupont »
Oria le retrouve sur la machine et, si vous le lui demandez, sur les ordinateurs de l’étude.
Voir comment Oria retrouve vos documents
Un document lu du début à la fin
Joignez un PDF ou un document de traitement de texte, même numérisé. Oria le lit en entier, jusqu’à 500 pages quand elle est réglée pour une seule personne. Un livre entier lui prend environ 4 minutes.
Joignez l’image d’une page, et Oria vous décrit le sceau ou la signature qu’elle y voit.
Vous avez un doute sur un PDF de vos dossiers ?
Tapez /authenticite dans la conversation, puis le nom du PDF. Oria vous dit quel logiciel a produit ce PDF. Elle vous donne aussi les dates et les modifications enregistrées dans le fichier.
Une fiche à jour pour chaque dossier
Dites à Oria :
« note la fiche du dossier Dupont : … »
Dans la même phrase, dites ce qu’elle doit retenir. Chaque fois que vous avez autre chose à ajouter, dites‑le à Oria. Elle complète la fiche.
Vos idées, écrites dans vos documents
Vous avez une idée pour un contrat ? Dites‑la ou écrivez‑la à Oria. Dites‑lui dans quel document l’ajouter :
« ajoute ça au contrat Dupont sur le PC de Julie »
Elle y met votre texte au bon endroit, sans en changer un mot. Avant d’écrire, elle garde toujours une copie du fichier sur la machine.
Voir vos idées dans vos documents
Une copie propre avant l’envoi
Avant d’envoyer un contrat, dites :
« nettoie la copie du contrat Dupont »
Oria prépare une copie propre à côté de l’original, sans commentaires ni renseignements cachés. L’original ne change pas.
Voir ce que la copie propre retire
Votre agenda, tenu comme par une secrétaire
Pour ajouter un rendez‑vous, une simple demande à Oria suffit, à voix haute ou par écrit :
« ajoute un rendez‑vous jeudi 9 h dans l’agenda de Julie, avec alerte »
Oria vous signale tout autre rendez‑vous qui rend celui-ci difficile ou impossible. Elle calcule aussi les délais fixés par la loi, les inscrit à l’agenda et vous envoie un rappel 7 jours avant et 2 jours avant.
Gardez votre sauvegarde sur un autre ordinateur
La sauvegarde d’Oria contient vos comptes d’utilisateur, vos conversations et vos documents. Téléchargez‑la sur un autre ordinateur de l’étude, et elle y reste, même si la machine tombe en panne.
Vos dossiers restent à l’étude
Oria fait tout sur la machine, dans votre étude. Verrouillez son bouton maître avec votre mot de passe, et elle devient un coffre‑fort, coupé d’internet et de tout accès extérieur. La connexion reste à l’étude, entre Oria et vos ordinateurs.
Ce que dit la Chambre des notaires
Votre ordre professionnel, la Chambre des notaires, publie la page « Sécurité notariale à l’ère technologique ». Sous le titre « Conservation de vos données personnelles », elle rappelle que vous recueillez des renseignements personnels sur votre client et sur tout signataire à l’acte. Puis elle écrit :
« Le notaire a l’obligation d’assurer la confidentialité et la protection de ces données.
L’utilisation d’outils technologiques ne change rien à cette obligation. (…) »
Avec Oria, vos dossiers restent sur la machine, dans votre étude.
Ce que dit le Règlement sur vos dossiers
Voici quatre articles du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires (N‑3, r. 17).
Article 16, vos données sur ordinateur
« 16. Le notaire qui utilise le support informatique pour le traitement et la conservation de tout ou partie des éléments, renseignements et documents relatifs à un dossier doit:
1° sauvegarder les données ainsi recueillies et en conserver une copie conformément à l’article 32;
2° utiliser une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers visés au présent règlement;
3° protéger l’accès de ces données notamment par l’utilisation d’un mot de passe. »
Article 20, garder chaque dossier au moins 10 ans
« 20. Le notaire doit conserver chaque dossier pendant une période d’au moins 10 ans à compter du dernier service professionnel rendu. »
Article 23, où garder vos dossiers
« 23. Le notaire doit conserver dans son étude ou à tout autre endroit déterminé par le Conseil d’administration ses greffes, répertoire, index, livres et registres de comptabilité en fidéicommis ainsi que les dossiers visés au chapitre I, sauf autorisation écrite du secrétaire de la Chambre lui permettant de les conserver en tout ou en partie dans un autre endroit conformément à l’article 32. »
Article 32, la chambre‑forte ou le coffre‑fort
« 32. Le notaire conserve ses minutes, répertoire, index, livres de comptabilité en fidéicommis, logiciels d’application, incluant notamment les logiciels de gestion, de base de données et de comptabilité, les mises à jour ainsi que les copies de sauvegarde des données dans une chambre‑forte ou un coffre‑fort offrant la garantie d’une résistance au feu de 927 °C pour une période d’au moins 1 heure. »
Vos questions sur l’IA dans une étude de notaire
L’IA peut‑elle faire le travail d’un notaire ?
Elle peut le préparer. Oria met vos rencontres par écrit et cherche dans vos dossiers. Elle rédige aussi un brouillon, que vous corrigez. L’acte reste le vôtre, car c’est vous qui le recevez et qui le signez.
Une IA peut‑elle garder les dossiers d’une étude confidentiels ?
Oui. Avec Oria, vos dossiers et vos conversations restent sur la machine, dans votre étude.
L’IA peut‑elle aider à l’examen des titres au Québec ?
Oui, elle peut vous aider à lire les documents. Oria lit en entier les documents que vous lui joignez, puis elle répond à vos questions sur leur contenu. Vous examinez les titres et formulez votre propre opinion.